Struktur & Navigation im Intranet

Nov. 06, 2019

Vor 10 Jahren hatten Projekte immer ein nerviges Thema: wie strukturiert man das Intranet, welche „Architektur“ wählt man, wie baut man Site Collections und Webseiten auf. Zum Glück sind diese Zeiten vorbei!

Moderne Intranet Plattformen geben die Struktur vor und tun den Anwender damit einen großen gefallen. Denn eine Struktur – z. b.  nach Organigramm - mag für die öffentliche Webseite funktionieren, im Intranet zählt nur die Relevanz der Inhalte, was der einzelne Anwender wünscht. Mit der Abo-Funktion bestimmt er, welche Inhalte in seinem Newsfeed/Stream angezeigt werden. Folgende Struktur setzte ich derzeit bevorzugt ein.

Strukturempfehlung

https://intranet/ (Root)

Das Root-Verzeichnis gehört dem Stream/Newsfeed – vergleichbar mit Facebook. Bei Änderungen/Updates auf den abonnierten Seiten (/seiten) erhält der Anwender einen Event.  GGF ist die Eventkarte so informativ, dass der Anwender nicht auf die Seite selbst springen muss. Mit Widgets kann man die Startseite noch erweitern.

https://intranet/teams  (oder /gruppen)

Hier sieht der Anwender eine Liste mit virtuellen Arbeitsräumen (MS Teams Teams, ggf. SharePoint Projektseiten, Coyo Worspaces, Jira...) auf die er berechtigt ist.
Projekte mit einer Relevanz, die über diese Gruppe hinausgeht, müssen zuständlich unter /seiten eine Seite anlegen, um dort das Projektergebnis, den Projektstatus etc. zu verkaufen. I. d. R. macht das der Projektmanager. Publiziert werden Inhalte im Namen des Teams. Ein 1:1 Übertrag ist nicht gewünscht. Das Chatprotokoll des Teamchat geht die komplette Belegschaft nichts an, vermüllt das Intranet.

https://intranet/seiten/{Seitenname}    || /pages

Wir sind im Kern des Intranet, hier darf jeder Mitarbeiter, jedes Team, eine Webseite erstellen. Eine Webseite ist eine Sammlung von Seiten, Dokumenten, Videos, Wiki, Forum, Umfragen .. Apps zu einem Kontext/Thema. Jede Webseite hat einen Verantwortlichen, der diese Seite pflegt. Der interessierte Intranet-Anwender abonniert diese. Wichtige Seiten werden vom Administrator automatisch für alle Anwender abonniert.
Natürlich können die Seiten untereinander (z. B. über die Navigation) verlinkt werden.  In der Standard-Einstellung ist jede Seite für alle Mitarbeiter sichtbar.

Beispielseite Betriebsrat

Die Abonnenten (60 Mitarbeiter) der Betriebsrastseite werden vermutlich monatelang nichts davon in ihrem Strem sehen, bis es eben eine Änderung (siehe Navigation) gibt. Es gibt tausende Seiten, die ohne Hierarchie "abgelegt" sind - bsp. :

  • Englisch-Unterricht
  • Reisekosten
  • StragegieIT Informationen / Anleitungen / Support / Ausfälle
  • Firmengeschichte
  • Arbeitssicherheit
  • Jobs
  • Azubi Projekte
  • My First Day
  • Training
  • Vorstellung einzelner Teams und Standorte.
  • ....

Man kann anhand der diversen Themen schon erkennen, dass es wenig Sinn macht diese in eine Struktur zu packen.

https://intranet/apps

In diesem Bereich findet der Anwender sämtliche Cloud Anwendung.

App Launcher, per Filter schnell zur gewünschten App.

https://intranet/profile || /kontakte/contacts

Liste aller Mitarbeiter mit Profilbild, Telefonnummer, Online-Status. Eine Filterfunktion auf Firma, Abteilung, Standort vereinfacht die Suche.

https://intranet/search || /suche

Suche über das gesamte Intranet.

/events

Liste mit öffentlichen Events (Meetup für Intern).

/organigramm

Für Mitarbeiter ist die Struktur und deren Veränderungen sehr relevant. Deshalb wird hier mit Hilfe von SAP Daten das Organigramm visualisiert. Entweder man programmiert das manuell oder die HR Lösung wird per iFrame integriert.

Mit dieser "Struktur" gibt es keine nervigen Diskussionen über Navigation, Struktur, Berechtigungen. Andernfalls hätte man jede Woche eine Diskussion, was man wie verschiebt.  Projektmanger sind keinem Team zugeordnet, arbeiten zwischen den Linien. Die Aufteilung in /teams und /seiten erfolgt idealerweise in getrennten Sercies. Das erhöht das Verständnis enorm. Es ist wichtig, dass der Anwender stets weiß, wer die Inhalte sehen kann, die er publiziert. Die Lösung ist als Self-Service konzipiert, die Administration wird so enorm reduziert.
Ich könnte an dieser Stelle noch einiges ausführlicher begründen, warum ich diese einfache "Struktur" bevorzuge. Wenn es genauer interessiert, der kann eine Frage als Kommentar stellen. GGf. erstelle ich noch ein Video hierzu.

Tobias Wolter

Intranet & Webanwendungen mit React, Svelte und einem Go-Backend.